Condividi!

Tutti sono alla ricerca di metodi efficaci per aumentare la propria produttività quotidiana, tuttavia pochi sono coloro ci riescono davvero. Scopriamo dunque 5 modi pratici per incrementare la tua produttività! 

1) Introduzione


Il mondo digitale è vasto, quasi infinito ed è molto semplice perdersi tra siti web, dati ed informazioni di vario genere
, ma soprattutto nell’interconnessione con gli altri tramite i social media; infatti sono circa 5,22 i miliardi di persone che sono oggi in possesso di un telefono cellulare, pari al 66% della popolazione globale. Per quanto riguarda Internet, 4,66 sono i miliardi di persone in tutto il mondo che lo utilizzano nel 2021. Infine, ci sono attualmente 4,20 miliardi di utenti che utilizzano i social media nel mondo, numero che equivale a più del 53% della popolazione mondiale.
Analizzando questi dati si riesce a comprendere molto bene quanto il mondo si stia digitalizzando velocemente, e tra i numerosi fattori positivi che tale cambiamento sta portando con sé, ce n’è uno che invece sta avendo un risvolto negativo nella nostra quotidianità, stiamo parlando della forte riduzione di produttività. L’utilizzo continuo di questi strumenti e piattaforme digitali (che occupano gran parte della nostra giornata) sfocia in un drastico calo della produttività in tutto ciò che facciamo ogni giorno, a partire dallo studio, passando per il nostro lavoro e concludendo con i nostri progetti personali. Tutto viene influenzato in maniera piuttosto forte senza che noi stesse ce ne rendiamo davvero conto!

social time

2) 5 Metodi per aumentare la produttività online


Proprio per questo motivo, ecco a voi 5 consigli utili per essere più produttivi nel mondo digitale:

  1. Inizia creando un registro delle tue attività su internet. Ad inizio settimana pianifica le tue attività per l’intero periodo per non rischiare di perdere del tempo inutilmente. Potresti provare a scrivere tutto quello che fai quando navighi sul web per esempio i siti che visiti, le registrazioni fatte alle varie piattaforme, ogni volta che fai click su un link, e dove reperisci informazioni. Spesso, le cose che ci fanno perdere più tempo su internet sono proprio quelle che facciamo senza pensare, apriamo pagine su pagine, che ci portano non si sa bene dove perdendo completamente la bussola. Nel registro delle tue attività assicurati di includere il tempo trascorso in rete con il tuo smartphone o con qualsiasi altro device e verifica alla fine del periodo quanto tempo hai “sprecato” così da poter migliorare la settimana successiva;

  2. Organizza in modo migliore la tua postazione di lavoro (o meglio “workspace”). Possiamo liberare una gran quantità di spazio nel nostro cervello semplicemente rimuovendo tutte le distrazioni visive dal nostro ambiente di lavoro e riordinando i materiali e strumenti utilizzati per ottimizzare al massimo lo spazio circostante. Ricorda, il disordine non fa bene al cervello. Cerca di mantenere la tua scrivania completamente libera, e si anche la foto del tuo cane deve essere rimossa, meglio incorniciata e appesa sul muro, eccezion fatta per i progetti che stai affrontando al momento e gli oggetti che usi tutti i giorni. Utilizza accessori e strumenti multifunzionali ma con la giusta qualità per ogni funzione, smart, minimali e portatili così da avere una buona gestione del tuo ambiente;
    workplace
  3. Disponi il desktop del tuo computer in modo da reperire facilmente e velocemente quello che necessiti. Assicurati di tenere i file in cartelle e non sparsi per tutto lo schermo, oltre a creare dei segnalibri per i siti web che usi più spesso. Questo ti permetterà di risparmiare molto tempo quando devi ricercare qualcosa e ti impedirà di farti distrarre da altro che potrebbe colpire la tua attenzione durante la ricerca. Ne gioverai anche in lucidità e diminuzione dello stress. Siate precisi e concisi nel rinominare i vostri file e cartelle in modo da essere in grado di cercare un documento specifico quando siete di fretta. Anche se questo potrebbe non sembrarvi un grosso problema, può essere il vostro salvavita nei momenti di emergenza;

  4. Prima di aprire il browser, scrivi un elenco delle attività che devi compiere su internet. Vuoi ascoltare una canzone? Devi leggere delle email? Magari hai bisogno di informarti su degli argomenti specifici oppure devi fare delle ricerche sui prezzi d’acquisto di un oggetto che desideri comprare. Scrivile su una “to do list”. Avere una lista delle cose da fare ti aiuterà a navigare con uno scopo ben definito e ti ricorderà i tuoi obiettivi così da non dimenticare nulla. Evita di svolgere più attività contemporaneamente. Anche se potrebbe sembrarti più produttivo fare due o più cose alla volta, in realtà nel lungo termine perderesti del tempo prezioso, in quanto non saresti in grado di dedicare la tua completa attenzione ad un solo task e farlo adeguatamente bene. Cerca di seguire alla lettera la “to do list”, terminando ogni voce prima di passare a quella successiva;

  5. Salvate dati ed informazioni chiave sul cloud e fate il backup dei vostri file. Così facendo si tiene traccia del lavoro svolto ed in futuro si può riuscire a reperire facilmente il materiale in caso di necessità. Sembrerebbe banale, tuttavia eseguire regolarmente un backup è fondamentale per conservare in modo sicuro i propri file personali, siano essi fotografie, video, registrazioni audio o importanti email di lavoro e documenti vari. Infatti, dovete sapere che stando a quanto emerso dall’ultimo sondaggio condotto da Acronis, un’alta percentuale di persone esegue il backup dei propri dispositivi troppo saltuariamente: il 91% degli utenti e il 90% delle organizzazioni mettono i propri dati digitali al sicuro una sola volta all’anno. Ciò che preoccupa inoltre sono i metodi di archiviazione utilizzati. Oltre la metà degli utenti intervistati, conserva i propri dati digitali su dispositivi di archiviazione locali; mentre solo il 31% degli intervistati esegue il backup nel cloud. É assolutamente bene iniziare ad utilizzare queste nuove tecnologie di archiviazione dei dati per non rischiare di perderli tutti.

3) Le 3 Migliori App per incrementare la produttività


Oltre ai 5 consigli per migliore la propria produttività descritti nel paragrafo precedente, si vuole consigliare altri 3 strumenti tra app e software per rendere efficiente il lavoro ed i propri interessi.

  1. BLOCCO NOTE: É uno strumento che tutti noi abbiamo nei nostri dispositivi, ma risulta ignorato da molte persone. Con un’ampia possibilità di personalizzazione questa applicazione semplice ed efficace ti permette di organizzare e tener traccia delle attività da svolgere o in programma. Esistono delle applicazioni apposite come Todoist che offrono più features. Nel campo della produttività, la parola d’ordine è massima semplicità, per cui il blocco note è esattamente ciò che fa al caso nostro. Molto spesso anche il calendario contiene l’elemento del promemoria che può risultare molto utile per combaciare date alle attività da svolgere. Un esempio di app esterna è Google Calendar, gratuita e molto utile per organizzarsi gli appuntamenti della giornata al meglio.

  2. TRELLO: applicazione molto diffusa tra i giovani ed i professionisti, risuta essere particolarmente efficiente per chiunque abbia una giornata piuttosto fitta di impegni. Possiamo definire questa app come lo step successivo al semplice promemoria. Trello è il modo più facile, gratuito e flessibile per gestire i tuoi progetti/interessi ed organizzarli al meglio; app di cui si fidano milioni di persone in tutto il mondo. Qualcosa vorrà pur dire giusto? Il lavoro viene reso fluido ed organizzato con una interfaccia semplice ed intuitiva da utilizzare che ti permette di interconnetterti e collaborare con altri utenti. Esiste oltretutto una possibile evoluzione, la versione business, che ti permette di automatizzare i processi di routine così da non reinserire costantemente “task” abituali. Lo si può trovare sia in app che in modalità software sul pc.

  3. PRODUCTIVE.IO: É un noto software che costituisce molteplici funzioni. Principalmente è dedicato alle attività di business e ai processi di vendita, ma contiene anche molte funzionalità che ti permettono per esempio di organizzare riunioni, contattare clienti attraverso email, collaborare con i colleghi e molto altro ancora. Aumentare la produttività del proprio lavoro con questo strumento è piuttosto facile. Tramite le principali funzionalità di Productive.io infatti si può:
    • migliorare la collaborazione tra colleghi
    • delegare compiti e attività
    • pianificazione il budgeting
    • condividere il lavoro con tutte le parti interessate e monitorare i progressi compiuti


E voi, cosa state facendo per essere più produttivi?
Dicci la tua nei commenti qui sotto e leggi l’articolo “Minimalismo Digitale: Cos’è e come funziona” su SuitUpBlog 🙂
Articolo redatto in collaborazione con l’amico Massimo Churchill Ogiugo

Condividi!